Servicios de valor añadido

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Servicios de valor añadido 2017-10-19T11:37:22+00:00

Servicios de valor añadido

Ofrecemos una amplia gama de servicios de valor añadido que pueden ser incorporados fácilmente con el fin de personalizar nuestros servicios a sus necesidades de distintas maneras:

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Gestione todo su flujo de salida a través de un sólo canal

Ofrecemos los servicios de facturas en PDF a través de correo electrónico e impresora externa para que nuestros clientes puedan gestionar todos sus flujos de facturación a través de un solo canal, independientemente de la capacidad del receptor para recibir facturas electrónicas. También puede gestionar recordatorios electrónicos a través de Pagero Online.

100% flujo saliente electrónico con facturas en PDF a través de correo electrónico e impresora externa

Usted crea sus facturas de la forma habitual en su sistema financiero o ERP y las envía a Pagero Online. En Pagero Online, las facturas son clasificadas automáticamente en función de la posibilidad del receptor para recibir facturas electrónicas o no. Los receptores que tienen la posibilidad de recibir facturas electrónicas las recibirán directamente a través de Pagero Online en el formato deseado. Las otras facturas se envían automáticamente como PDF a las cuentas de correo electrónico predefinidas de los receptores si éstos han sido registrados. De lo contrario, las facturas se imprimen, se colocan en un sobre, y se envían a los receptores a través de nuestra imprenta asociada.

El servicio de impresora externa también incluye una función de búsqueda inteligente que realiza seguimientos activos a sus clientes y le notifica si alguno de ellos puede comenzar a recibir facturas electrónicas. De esta manera, le ayudamos a aumentar su flujo electrónico lo antes posible y por consiguiente, a maximizar los beneficios de su inversión.

100% flujo electrónico entrante con Pagero Data Capture

Con Pagero Data Capture, usted puede recibir todas las facturas de la empresa de manera electrónica en su sistema ERP a través de Pagero Online. Las facturas electrónicas se le envían a usted directamente desde el emisor. Las otras facturas son enviadas a través de correo electrónico a PGN, donde la información se interpreta y se convierte a datos electrónicos para después entregársela a usted.

Con Pagero Data Capture, no necesita utilizar recursos internos para la recopilación de datos, lo que le ahorra tiempo y dinero. Una administración interna menor también conduce a una ejecución de las facturas más rápida gracias a un Periodo Medio de Cobro (DSO) más corto.

Pagero Data Capture puede interpretar más información que las soluciones tradicionales de escaneo OCR, ya que la información se interpreta no sólo a nivel de cabecera, sino también a nivel de fila. Una calidad de datos mejorada proporciona a su empresa una base mejor para análisis y toma de decisiones.

Los servicios también incluyen una función de búsqueda inteligente que realiza seguimientos activos a sus socios comerciales y le notifica si alguno de ellos tiene la posibilidad de enviar facturas de forma electrónica. De esta forma, le ayudamos a aumentar sus flujos electrónicos lo más rápidamente posible para que usted pueda maximizar el uso de su inversión.

115% flujo electrónico saliente con recordatorios electrónicos

Los estudios demuestran que aproximadamente un 15% de las facturas de una empresa requieren recordatorios electrónicos. Incluso si ya envía el 100% de sus facturas a través de Pagero Online, todavía puede aumentar su flujo electrónico más aún. Usted mismo crea el recordatorio de la manera habitual en su sistema financiero para después enviarlo a Pagero Online, donde éste se interpreta y es entregado al receptor en el formato deseado. Si el receptor no puede recibir recordatorios electrónicos, también existe la posibilidad de entregarlos en formato PDF a través de correo electrónico o como recordatorios en papel. La clasificación es automática en Pagero Online. Los recordatorios entrantes son recibidos de la misma manera que recibe facturas electrónicas a través Pagero Online.

Minimice la gestión manual de errores

Incluso si envía o recibe sus facturas de una forma electrónica, puede que necesite procesar alguna información manualmente debido a que el contenido no cumpla los requisitos suyos o de su destinatario. Con nuestros servicios de validación y enriquecimiento, puede minimizar la gestión manual de errores y de esa manera obtener una automatización completa de su flujo electrónico.

La validación asegura un contenido correcto en las facturas entrantes.

Si usted utiliza un sistema ERP o un flujo de trabajo configurado con requisitos específicos de contenido, puede que necesite dedicar mucho tiempo a revisar las facturas incorrectas manualmente.

Nuestro servicio de validación prácticamente elimina la gestión manual de errores. Creamos un conjunto de reglas con los requisitos que sus facturas entrantes deben cumplir. Cada vez que se le envíe una factura a través de Pagero Online, el contenido se comprobará automáticamente. Si la factura no cumple con los requisitos, no se le reenviará. Además, se enviará un correo electrónico al remitente indicando que la factura es incorrecta e incluyendo una especificación de lo que debe ser corregido antes de que se vuelva a enviar.

Validamos tanto que la información requerida esté incluida como el contenido de dicha información. Un ejemplo de una validación estándar que realizamos es comprobar que una cierta referencia esté incluida en la factura. Si se carece de esta referencia, la factura es detenida y devuelta al remitente. También podemos comprobar el contenido de una referencia, por ejemplo, que conste de cinco letras. El número de la orden de compra es otro elemento importante de información que validamos. Existen grandes posibilidades de crear reglas de validación específicas para cada cliente.

El enriquecimiento asegura un contenido correcto en sus facturas salientes.

¿Tiene un receptor de factura electrónica que requiere cierta información en las facturas que usted envía y que su sistema es incapaz de proporcionar? ¿Tal vez esto conlleva un exceso de trabajo adicional para usted, o quizás no puede enviar facturas electrónicas en absoluto al receptor?

En ese caso, ¡nuestro servicio de enriquecimiento es perfecto para usted! Usted crea y envía sus facturas electrónicas a Pagero Online de la forma habitual. En Pagero Online, las facturas son enriquecidas con la información necesaria antes de ser enviadas al destinatario.

Podemos añadir, reemplazar y mover la información en sus facturas. Por ejemplo, hay receptores que requieren que las referencias sean acortadas o colocadas en una posición determinada en la factura para que puedan ser procesadas en sus sistemas de flujo de trabajo. Podemos acortar automáticamente la información determinada y moverla a la posición correcta.

Algunos sistemas ERP utilizan tipos de IVA. El tipo de IVA del 21%, por ejemplo, puede tener el código de IVA V1 en un sistema ERP. Si se carece de esta información, la factura es detenida en el sistema ERP con un código de error y debe ser procesada manualmente antes de continuar con el proceso. Basado en el tipo de IVA, podemos enriquecer la factura con el código correcto de IVA y colocarlo en la ubicación apropiada en el archivo de la factura.

Otros ejemplos de enriquecimientos que podemos realizar son: agregar IDs de proveedor, especificaciones de IVA para cantidades, códigos de empresa y tipo de cambio o reemplazar números de organización con IDs de proveedor. Existen grandes posibilidades de añadir enriquecimientos específicos para el cliente.

Todas las reglas de enriquecimiento están disponibles para el cliente en Pagero Online y pueden ser administradas por el propio personal autorizado. También podemos enriquecer facturas para receptores con el fin de que reciban exactamente la información que se adapte a sus sistemas.

Cumpla con los requisitos de auditores

Con nuestros servicios de archivo electrónico, firma digital e informes ampliados, puede estar seguro de que cumple con los requisitos necesarios para auditar su negocio.

El archivo electrónico le da acceso a todas sus facturas en el formato correcto durante todo el tiempo que necesite

Todas las facturas que se procesan en Pagero Online permanecen disponibles durante 90 días por defecto. Si utiliza nuestro servicio de archivo electrónico, las facturas estarán disponibles y serán auditables online durante la totalidad del ciclo de vida de la factura electrónica según la normativa local.

Las facturas se guardan tanto en los formatos de los emisores como de los receptores, y como PDFs legibles. Por lo tanto, puede estar seguro de tener acceso a las facturas en el formato original, lo cual es un requisito de auditoría. La factura que ha recibido no es necesariamente siempre la factura original. El formato del emisor puede haber sido alterado para adaptarse a sus preferencias y, en este caso, la factura del emisor es la original. Si PGN ha realizado enriquecimientos en la factura que ha recibido, también es la factura del emisor la que es la original.

El archivo electrónico es también una herramienta de utilidad para la búsqueda de facturas electrónicas individuales y para la obtención de una buena descripción de la historia de facturación electrónica de la empresa. Puede realizar la búsqueda en varios campos, tales como número de factura, cantidad, destinatario, fecha de emisión, fecha de vencimiento e ID del destinatario. La función de búsqueda sólo está disponible para personal autorizado para que usted pueda estar seguro de que la información de la factura está segura y protegida.

Firma digital para archivos electrónicos herméticos y facturación internacional

Una firma digital se utiliza para probar la autenticidad de un documento electrónico. Si una empresa envía facturas electrónicas a un cliente en un país dónde se requieren firmas digitales, las facturas electrónicas son firmadas digitalmente para asegurar su autenticidad.

Al utilizar nuestro servicio de firmas digitales, se beneficia de una muy buena base para asegurar el proceso de auditoría.

El servicio también tiene una gran utilidad para empresas que envían facturas electrónicas a o desde países que requieren firmas digitales. La firma se realiza en Pagero Online y no necesita preocuparse acerca de qué firma se debe utilizar para un país en particular; Pagero Online la selecciona automáticamente.

Informes ampliados para una visión general de sus flujos electrónicos

Los informes ampliados muestran lo que ha sucedido en su cuenta de usuario para que pueda obtener una mayor visión general y control. Asimismo, la información puede fácilmente ponerse a disposición para auditores, supervisores y otro personal sin acceso al sistema ERP, pero que necesite información sobre el proceso de facturación de la empresa.

El servicio proporciona informes con información sobre transacciones en su cuenta de usuario en Pagero Online. Contenido y formato pueden ser adaptados a las necesidades específicas de su empresa y son enviados automáticamente a las cuentas de correo electrónico de personal autorizado en intervalos predefinidos. Un ejemplo de un informe incluye la información siguiente: volúmenes y cantidades de facturación, así como la forma en que las facturas han sido enviadas o recibidas. Por motivos de seguridad, también es posible recibir únicamente por correo electrónico una notificación de que existe un informe disponible para ser descargado de Pagero Online.

Gestione múltiples empresas o una estructura de grupo

Nuestros servicios de asistencia a multiempresas y netting electrónico simplifican y agilizan la administración de empresas y organizaciones con múltiples entidades legales.

Asistencia a multiempresas para una fácil administración de grupos y filiales

¿Necesita gestionar varias filiales o entidades legales? ¿Tal vez usted trabaja para una agencia de subcontratación de procesos empresariales (BPO) y necesita administrar varias cuentas de facturación electrónica de sus clientes? En ese caso, ¡nuestra asistencia a multiempresas es el servicio perfecto para usted!

Gracias a la asistencia a multiempresas, puede gestionar varias empresas utilizando un único perfil de usuario. Usted puede alternar fácilmente entre las empresas a través de un menú desplegable en Pagero Online.

También tiene la opción de definir un conjunto de reglas que controle qué empresas puede administrar un usuario específico.

El netting electrónico le ayuda a agilizar la gestión de facturas internas

Netting es una herramienta para la gestión optimizada de facturas internas dentro de grupos, municipios y organizaciones con filiales o entidades diferentes. Activos y responsabilidades internos se ajustan regularmente a una cantidad neta a través de un centro de netting.

El servicio de netting electrónico de PGN puede procesar toda o parte de las facturas electrónicas internas a través de Pagero Online, donde el importe neto se calcula automáticamente y se puede comprobar en tiempo real. Además, es posible la conciliación de cuentas de cliente y proveedor.

Nuestro servicio de netting electrónico es una herramienta eficaz para el seguimiento y la planificación del flujo de caja. La liquidez ocupada y la carga administrativa pueden reducirse radicalmente.

El netting electrónico es fácil de implementar y utilizar, independientemente del sistema ERP. Es fácil añadir nuevas unidades/filiales. Para grupos con operaciones internacionales, también existe la posibilidad de tratar con servicios de cambio de divisa.

Quiero que se pongan en contacto conmigo