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Cumplimiento normativo de la facturación electrónica2018-09-09T17:37:11+00:00

Cumplimiento normativo de la facturación electrónica

El reto de cumplir con los requisitos de la facturación electrónica

El cumplimiento normativo de la facturación electrónica es necesario para que las empresas puedan gestionar el IVA y otros impuestos de la manera correcta y así evitar incurrir en multas y otras penas y poder realizar las deducciones del IVA correctamente. Dada la variación en estándares locales, infraestructura y regulaciones entre países, el cumplimiento normativo de la facturación electrónica es un desafío para la mayoría de empresas, especialmente para aquellas con negocios internacionales.

Obligaciones antes de empezar

Una empresa debe cumplir ciertos requisitos antes de poder ponerse en marcha con la facturación electrónica. Puede que se obligue a la empresa a informar de la transición de facturas en papel a facturas electrónicas a la administración tributaria o incluso a recibir su aprobación, o puede que el proveedor de servicios tenga que informar que comenzará a procesar facturas electrónicamente en nombre del cliente.

A menudo, el proveedor debe obtener el consentimiento del destinatario para cambiar de facturas en papel a facturas electrónicas. También es importante investigar si la factura electrónica constituye un documento válido para efectos fiscales.

Consideraciones en el proceso de facturación electrónica

Durante el proceso de facturación electrónica, la empresa debe prestar atención a los requisitos de formato técnico y de sintaxis, así como los requisitos relacionados con la integridad y autenticidad del documento. En algunos países, solo existe una manera de cumplir estos requisitos, mientras que otros ofrecen una gama más amplia de posibilidades. Puede que también haya discrepancias dentro de la misma jurisdicción.

El contenido de la factura es una consideración importante. Esto incluye los requisitos de contenido mínimo según la normativa fiscal aplicable y también los requisitos de contenido específicos del cliente o del sector.

Algunos países requieren que el destinatario envíe un recibo o cualquier otra forma de aceptación al proveedor o emisor indicando que ha recibido la factura y que es correcta, o que ha recibido la factura pero no puede ser procesada en el estado que ha sido recibida.

Requisitos de almacenamiento

Por último, es importante analizar los requisitos de almacenamiento. ¿Cómo se almacenarán las facturas electrónicas? ¿Qué documentos deben almacenarse y durante cuánto tiempo? ¿Hay algunos requisitos de auditabilidad? En algunos países, es posible que se requiera almacenar localmente. Otros países pueden permitir el almacenado en el extranjero, pero el sujeto impositivo debe obtener el consentimiento de la administración tributaria local o notificarles que la empresa almacenará las facturas electrónicas en otro lugar.

Queremos simplificar las operaciones para nuestros clientes

Nos apasiona simplificar las operaciones de nuestros clientes y enfrentarnos a la complejidad que conlleva el cumplimiento normativo en el proceso de la facturación electrónica para que nuestros clientes puedan centrarse en sus negocios.

Ofrecemos a nuestros clientes nuestra mejor práctica e interpretación de cada mercado. Las conclusiones y servicios que ofrecemos pueden ser explicados a través de documentación o diálogo con el cliente, para darles la seguridad necesaria de que nuestra solución es suficiente para cubrir sus necesidades.

Asociaciones para servicios de cumplimiento normativo de alta calidad

PGN se asocia con expertos externos para asegurar la calidad más alta de nuestros servicios.

Deloitte, firma líder en auditoría y consultoría, proporciona a PGN información sobre el desarrollo de la legislación de la facturación electrónica a nivel global. Nos ayudan a interpretarlo y sugieren las mejores prácticas para que así podamos garantizar unos servicios de cumplimiento normativo con la facturación electrónica a lo largo del tiempo para nuestros clientes.

PGN está asociado con TrustWeaver, experto legal y técnico, para ayudar a nuestros clientes a garantizar la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas y otros documentos críticos de ámbito legal. Hemos implementado sus servicios basados en la nube, lo que nos permite aplicar certificados, formatos de firma digital y validación de firma digital en más de 50 países.

Estamos actualmente activos en 23 países EMEA, con otras 5 incorporaciones en los próximos meses. Con la ayuda de PGN, hemos podido cumplir con todos los requisitos legales y fiscales de cada país.

Thomas Bonwetsch, Program Manager, EMEA eInvoicing Program Direct Accounts, HPE.
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